Polityka prywatności Klientify Wersja: 3.0 Data ostatniej aktualizacji: 12.02.2026 r. 1. Administrator Administratorem danych osobowych opisanych w niniejszej Polityce jest Jan Krajnak, przedsiębiorca, adres: 769/2, PL-34-604 Przyszowa, Polska, NIP: 7343609750, e-mail: contact@klientify.me ("Administrator", "my"). Niniejsza Polityka dotyczy Klientify, w tym naszej strony internetowej, produktu, paneli, subskrypcji, wdrożeń, wsparcia i powiązanej komunikacji biznesowej. 2. Kiedy ta Polityka ma zastosowanie Niniejsza Polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe, gdy działamy jako administrator, w szczególności wobec: - odwiedzających stronę, - potencjalnych klientów i kontaktów biznesowych, - użytkowników kont i administratorów workspace'ów, - kontaktów do rozliczeń i płatności, - kontaktów do wsparcia, wdrożenia i bezpieczeństwa. Jeżeli klient korzysta z Klientify do przechowywania, organizowania, automatyzowania lub analizowania danych dotyczących własnych klientów końcowych, rezerwacji, płatności, zamówień storefrontu, wiadomości lub workflow wspieranych przez AI, taki klient jest zwykle administratorem tych danych operacyjnych, a my działamy jako podmiot przetwarzający lub dalszy podmiot przetwarzający na podstawie właściwej umowy i DPA. 3. Kategorie danych przetwarzanych po stronie administratora W zależności od relacji możemy przetwarzać: - dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, rola i dane do faktury, - dane konta i uwierzytelniania, - dane subskrypcyjne, płatnicze, rozliczeniowe i podatkowe, - komunikację, historię wsparcia i dane wdrożeniowe, - dane techniczne i eksploatacyjne, takie jak adres IP, dane urządzenia lub przeglądarki, logi, znaczniki czasu, zdarzenia bezpieczeństwa oraz identyfikatory cookies lub local storage, - dane o preferencjach i zgodach, w tym wybory dotyczące cookies i preferencje marketingowe. 4. Źródła danych Pozyskujemy dane osobowe: - bezpośrednio od Ciebie, - od Twojego pracodawcy lub organizacji, - od innych upoważnionych użytkowników w tym samym workspace, - od dostawców płatności, komunikacji, analityki i infrastruktury uczestniczących w świadczeniu usług, - z publicznych źródeł lub katalogów biznesowych, jeśli ma to znaczenie dla kontaktu B2B. 5. Cele i podstawy prawne Przetwarzamy dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 RODO w następujących celach: - wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem, w tym onboarding, administracja kontem, rozliczenia, wsparcie i świadczenie funkcji Klientify, - wypełnienie obowiązków prawnych, w tym obowiązków rachunkowych, podatkowych, reklamacyjnych i bezpieczeństwa, - prawnie uzasadnione interesy, w tym bezpieczeństwo platformy, przeciwdziałanie nadużyciom, analityka produktu, rozwój usług, administracja wewnętrzna, windykacja i obrona przed roszczeniami, - zgoda, gdy jest wymagana prawem, w tym dla analitycznych cookies i opcjonalnych preferencji marketingowych. 6. Dane operacyjne klientów przetwarzane w imieniu klientów Klientify może przetwarzać dane kontrolowane przez klienta, takie jak profile klientów, dane kontaktowe, szczegóły rezerwacji, historia wizyt, status płatności, zdarzenia subskrypcyjne, wykorzystanie karnetów, notatki, wiadomości oraz wejścia i wyjścia workflow wspieranych przez AI w imieniu klienta. W takich sytuacjach: - klient określa podstawę prawną i obowiązki informacyjne wobec własnych klientów końcowych, - klient określa odpowiedni okres retencji, chyba że uzgodniono inaczej, - jeżeli klient publikuje storefront lub checkout przez Klientify, nadal odpowiada za polityke prywatnosci sklepu, ujawnienie danych sprzedawcy oraz inne wymagane prawem dokumenty kierowane do klienta koncowego, - my przetwarzamy takie dane wyłącznie na potrzeby świadczenia usługi, wsparcia, bezpieczeństwa, utrzymania i udokumentowanych instrukcji klienta, - nasze przetwarzanie reguluje umowa główna i właściwe DPA. 7. Funkcje wspierane przez AI Klientify może obejmować opcjonalne funkcje wspierane przez AI, takie jak podsumowania, pomoc workflow, sugestie automatyzacji lub wsparcie komunikacji. Funkcje te mogą korzystać z systemów probabilistycznych i generować niepełne lub błędne wyniki. Klient pozostaje odpowiedzialny za weryfikację krytycznych działań biznesowych, komunikatów i decyzji przed wykorzystaniem ich produkcyjnie. 8. Odbiorcy i nazwani dostawcy Możemy udostępniać dane osobowe zaufanym odbiorcom tam, gdzie jest to potrzebne do działania Klientify, w tym: - Convex jako dostawcy infrastruktury backendowej i bazy danych, - Vercel jako dostawcy hostingu i infrastruktury wdrożeniowej, - PostHog jako dostawcy analityki produktu w regionie UE, gdy udzielono zgody analitycznej, - Stripe jako dostawcy rozliczeń, checkoutu i przetwarzania płatności, - UseSend jako dostawcy wysyłki e-maili transakcyjnych, - SMSAPI jako dostawcy wysyłki SMS, - Twilio tam, gdzie włączona jest funkcjonalność telefonii lub wiadomości, - doradcom prawnym, księgowym, compliance i innym profesjonalnym doradcom, - właściwym organom publicznym, gdy wymaga tego prawo. 9. Transfery międzynarodowe Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych. W takim przypadku opieramy transfer na zgodnych z prawem mechanizmach, takich jak decyzje o adekwatności, standardowe klauzule umowne i dodatkowe zabezpieczenia tam, gdzie to właściwe. 10. Okresy przechowywania Przechowujemy dane po stronie administratora wyłącznie tak długo, jak jest to potrzebne do danego celu, w tym: - dane konta i umowy przez czas trwania relacji oraz okres przedawnienia powiązanych roszczeń, - dane rozliczeniowe i podatkowe przez okres wymagany przepisami rachunkowymi i podatkowymi, - dane wsparcia i wdrożenia przez okres potrzebny do zarządzania relacją i dokumentowania historii usług, - logi bezpieczeństwa i dane związane z przeciwdziałaniem nadużyciom tak długo, jak uzasadniają to potrzeby bezpieczeństwa i obsługi incydentów, - dane oparte na zgodzie do czasu wycofania zgody albo wygaśnięcia celu. Dane operacyjne kontrolowane przez klienta przechowywane w Klientify są retencjonowane zgodnie z konfiguracją klienta, ustaleniami umownymi, udokumentowanymi instrukcjami i obowiązkami prawnymi. 11. Prawa osób, których dane dotyczą Z zastrzeżeniem obowiązującego prawa przysługuje Ci prawo żądania: - dostępu do danych osobowych, - sprostowania, - usunięcia, - ograniczenia przetwarzania, - przenoszenia danych, gdy ma to zastosowanie, - sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, - wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, - wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego. Jeżeli Twoje żądanie dotyczy danych, które przetwarzamy dla jednego z naszych klientów, możemy skierować Cię do tego klienta jako administratora, jednocześnie wspierając go w zakresie wymaganym przez art. 28 RODO. 12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji Co do zasady nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania w rozumieniu art. 22 RODO. 13. Bezpieczeństwo Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji, role i uprawnienia, logowanie, backupy oraz procedury reagowania na incydenty. Żaden system nie może być zagwarantowany jako całkowicie wolny od ryzyka. 14. Cookies i podobne technologie Klientify wykorzystuje cookies, local storage i podobne technologie do funkcji niezbędnych, zapamiętywania zgód i preferencji interfejsu oraz opcjonalnej analityki. Szczegóły znajdują się w naszej Polityce cookies. 15. Dane dzieci i szczególne kategorie danych Klientify jest przeznaczone do użytku profesjonalnego i biznesowego i nie jest kierowane do dzieci. O ile nie uzgodniono tego odrębnie na piśmie dla konkretnego zgodnego wdrożenia, Klientify nie jest przeznaczone do rutynowego przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych z art. 9 RODO, danych o wyrokach, danych kart płatniczych, tajemnic uwierzytelniających ani informacji do zastosowań ratunkowych. 16. Zmiany Polityki Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności w związku ze zmianami prawnymi, operacyjnymi lub technicznymi. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie. O istotnych zmianach możemy dodatkowo informować e-mailem lub komunikatem w aplikacji. 17. Kontakt i żądania dotyczące danych W sprawach prywatności, sprzeciwu, wycofania zgody lub innych kwestii ochrony danych skontaktuj się z nami: contact@klientify.me. Jeżeli jesteś klientem końcowym jednego z naszych klientów biznesowych, ten klient jest zwykle głównym administratorem Twoich danych związanych z rezerwacja, zamowieniem lub usluga i powinien byc pierwszym punktem kontaktu.